Để quản trị doanh nghiệp được hiệu quả, ngoài các hoạt động quản lý hàng ngày, cần xem xét đi sâu vào các cách thức kiểm soát các dữ liệu trong doanh nghiệp một cách đơn giản và khoa học. Cụ thể, các vấn đề này thường nằm trong hai dạng chính:

1.     Các dữ liệu ngắn hạn cần phải phân tích thường xuyên và theo định kỳ ngày, tuần, tháng.

2.     Các dữ kiện dài hạn chỉ kiểm tra đột xuất mỗi khi cần thiết.

Trong phần 2 này, chúng ta sẽ phân tích kỹ lưỡng về các loại dữ kiện ngắn hạn, bao gồm:

1. Tình hình tiền mặt:

Hãy theo dõi tình hình tiền hằng ngày hoặc theo định kỳ nhằm bảo đảm cho tất cả các khoản nợ phải được trả đúng thời hạn. Nếu nguồn tiền mặt đã giảm đến mức báo động thì chủ quản lý phải lập tứ tìm hiểu nguyên nhân. Trong khi tìm nguyên nhân, chủ doanh nghiệp còn cần phải giải quyết tình thế bằng nhiều hình thức khác nhau để duy trì hoạt động sản xuất bình thường. Quản lý tiền mặt là nhiệm vụ thiết yếu của doanh nhân. Nếu kiểm soát không thường xuyên chúng ta sẽ không kịp thời xử lý dư nợ, hàng chậm bán, vay vốn hay chặn đứng việc tiêu hao tiền mặt.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý bán hàng phụ tùng ô tô xe máy

2. Phân tích các khoản nợ phải thu:

Cho dù doanh nghiệp không thiếu nguồn tiền mặt, chủ quản lý vẫn nên dành thời gian định kỳ phân tích các khoản nợ phải thu, kiểm soát được công nợ sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được số nợ tồn đọng bao lâu, lý do chậm trễ trả nợ… Từ đó, đề ra chính sách đòi nợ tích cực, hợp lý, quyết định nên tiếp tục duy trì hay chấm dứt mối quan hệ. Nên nhớ rằng 80% doanh nghiệp phá sản là do không thể kiểm soát các khoản nợ phải thu.

3. Kiểm soát lượng hàng bán ra và chiều hướng tăng giảm.

Nếu lượng hàng bán ra tăng theo dự kiến là điều tốt cho doanh nghiệp, nhưng nó lại tăng giảm đột ngột không rõ lý do thì cần phải tìm hiểu và phân tích. Nếu do giá rẻ, nhu cầu tăng bất thường, hàng hóa khan hiếm... thì cần có kế hoạch điều chỉnh phù hợp. Ngược lại hàng bán ra giảm sút hay không tăng đúng ước tính, chủ doanh nghiệp nên phân tích tìm ra lý do tại sao có sự sụt giảm, để kịp thời tìm ra biện pháp khắc phục.

Hiện nay, có nhiều công cụ phần mềm hỗ trợ bán hàng để giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa một cách thông minh và tiết kiệm, là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp.

4. Kiểm tra năng suất làm việc

Năm suất làm việc quyết định hiệu quả công việc, vì vậy nó cần được kiểm soát chặt chẽ. Nếu năng suất và hiệu quả công tác thấp, nhà doanh nghiệp phải tìm hiểu lý do. Kiểm soát tốt, kèm theo chế độ thưởng, phạt nghiêm minh, đồng nghĩa với sự khuyến khích tài năng và triệt để phòng tránh các biểu hiện tiêu cực trong nội bộ.

5. Kiểm soát hàng tồn kho

Chủ doanh nghiệp nên biết rõ số hàng hóa tồn kho còn bao nhiêu, có đủ đáp ứng lượng để bán, hay là sản phẩm nào tồn kho quá nhiều, từ đó sẽ ban hành chiến lược gì, có nên giảm giá để thanh lý? Việc kiểm soát hàng tồn kho giúp công ty có tiền mặt đầu tư cho mục đích khác. Các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng các phần mềm bán hàng tốt nhất để giúp kiểm soát vấn đề này.

6. Kiểm soát giá bán

Nếu đột nhiên thương hiệu của bạn mất khách hàng, điều đầu tiên cần xem xét là yếu tố giá, rất có thể là do một đối thủ bán hạ giá để giành giật thị phần. Trong trường hợp này, chủ doanh nghiệp cần phải phản ứng nhanh chóng nếu không sẽ đánh mất khách. Thường xuyên kiểm soát giá cả, theo dõi giá bán của đối thủ là hoạt động cần thiết.

Xem tiếp: Phương pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả, tối ưu [P.3]